Virksomheder begynder i stigende omfang at føle sig komfortable, med medarbejdere der arbejder hjemmefra. Nyhedsværdien har fortaget sig, og medarbejdere og teams er ved at vænne sig til fleksibiliteten ved at arbejde hjemmefra, hybridt eller som digitale nomader (hvor man rejser mens man arbejder). Men nu hvor tilvænningsperioden er overstået, hvad er der så sket med vores virksomhedskultur?
Det er let at miste identitetsfølelsen og forbindelsen til virksomhedens mission, når hverdagen med brandslukning melder sig. Intern branding bliver negligeret, og medarbejdere og ledere kan glide væk fra de værdier og normer, du har arbejdet hårdt for at indgyde. Har vi mistet “hvem vi er som virksomhed” af syne? Hvordan får vi vores medarbejdere på linje med vores kultur igen?
Lad os først tage et kig på, hvad virksomhedskultur er, og hvorfor kulturen er så vigtigt, før vi dykker ned i, hvordan distancearbejde kan påvirke den, og hvad du kan gøre som virksomhed for at pleje, vedligeholde eller genoprette en kollektiv identitet.
Hvad er virksomhedskultur, og hvorfor skal vi bekymre os?
"Virksomhedskultur spiser strategi til morgenmad - eller “Company culture eats strategy for breakfast”" - Peter Drucker
Virksomhedskultur er ikke bare et sæt af værdier eller slogans, der luftes på væggene og vises til potentielle kunder. For nogle er det desværre tilfældet. I en undersøgelse af 24 store britiske mærker af Lucy Kellaway fandt hun, at kun 5 af deres topledere kendte deres værdier. De er ofte kun ord på et stykke papir for rigtigt mange. Men disse ledere misforstår styrken af virksomhedskulturen.
I virkeligheden er virksomhedskultur din virksomheds kernepersonlighed. Det er det organiske regelsæt, der styrer, hvordan folk opfører sig over for hinanden, over for brandet, og hvordan de handler og agerer i forhold til organisationens formål. Kulturen er resultatet af den interne branding og udtrykker hvad virksomheden som arbejdsgiver værdsætter og aktivt opmuntrer til hos medarbejderne.
"Så hvorfor er det vigtigt? Vi har større fisk at stege lige nu.”
Ovenstående ville være et rimeligt spørgsmål, hvis dine medarbejdere ikke havde en væsentlig aktie i at sikre din virksomheds succes. Som sagt, så er virksomhedskultur ikke blot slogans man kan nøjes med at skrive på væggene i virksomheden. Den er dybt rodfæstet. Kulturen forbinder de mennesker, der arbejder for din virksomhed, og den vejleder dem om standarder, adfærd og forventninger.
Hvis ikke kulturen næres, så risikerer man, at medarbejderne mister deres engagement, hvilket sænker produktiviteten, kvaliteten af arbejdet og innovationsevnen. Det koster i sidste ende på virksomhedens bundlinje.
Hvad er forskellen mellem fysisk og hybrid arbejdskultur?
De fleste virksomheder er gået gennem pandemien med krydsende fingre i håb om, at tingene vil løse sig. Der er foretaget betydelige investeringer i at forsyne interne teams med de rette værktøjer så de kan arbejde hjemmefra, men der har kun i ringe omfang været opmærksomhed på den store forskel mellem det at arbejde fysisk sammen og det at arbejde hjemmefra.
Distancearbejde kræver mere opmærksomhed
At aktivt opretholde en virksomhedskultur, når medarbejderne for det meste arbejder på distancen, kræver mere intention og opmærksomhed. Der er brug for flere kulturbærere, fordi de uformelle samtaler og den stiltiende læring ikke længere finder sted ansigt til ansigt i arbejdsmiljøet. Medarbejderne er hjemme eller måske endda på kaffebarer. De forventninger vi har til hinanden, og som er udtrykt i virksomhedskulturen, er ikke længere så presente når vi ikke mødes fysisk. Forventningerne mister deres vægt, hvis de ikke bekræftes igen.
Nyansatte må kæmpe mere for at blive en del af kulturen
Virksomhedskultur og stiltiende læring er især vigtig, når det kommer til nyansættelser. Med fysisk fremmøde er kulturen meget mere synlig og tilgængelig. Man tilegner sig kulturen og bliver en del af kulturen - både bevidst og ubevidst via kollegaer og ved at være en del af miljøet i virksomheden. Når modtagelsen af en ny medarbejder (onboarding) udelukkende sker via zoom / teams, så forringes den “sociale båndbredde”. Det er let at overhøre vittigheder og tone i samtalen, der ofte fortæller meget om omgangsformen i virksomheden. Man kan ikke på samme måde “se glimtet i øjet”, når noget bliver formidlet. Dette kan hurtigt føre til isolation, ensomhed og endda usikkerhed for den nye medarbejder.
Arbejde bliver det eneste samlingspunkt
For dine fastansatte medarbejdere har tiden med fjernarbejde og hybridt arbejde ledt til store forandringer. De åbenlyse omkostninger i forhold til kulturen er at at man mister stunderne med hyggesnak og barriererne i forhold til godt samarbejde kan fylde meget. Isolationen og den menneskelige side kan let blive overset af ledere, der er fokuserede på at opnå resultater. Men menneskelige følelser og følelsen af forbundethed spiller en stor rolle i præstationsledelse.
Ud over den vigende fornemmelse af forbundethed er fjernarbejde også endt med at blive det primære omdrejningspunktet i mange medarbejderes daglige liv. Medarbejdere kæmper at “koble af” og psykologisk “pendle hjem”. Dette hæmmer den energi, motivation og engagement, de bringer på arbejde hver dag.
Tegn på, at din virksomhedskultur kæmper
Når mennesker kæmper med identitetsproblemer, køber vi Harley Davidsons eller cabriolet biler, men hvordan ser det ud for en virksomhed? Virksomhedskultur kan til tider være en uhåndgribelig størrelse, men medarbejdernes distancering i forhold til kulturen har store konsekvenser.
Høj medarbejderomsætning
Det første store tegn på, at din kultur ikke fungerer helt, er din evne til at fastholde nye medarbejdere. Dem, der har været i din virksomhed i mindre end to år - bliver de eller går de videre? Hvad fik dem til at overveje at søge andre steder hen så hurtigt efter at have tiltrådt stillingen i din virksomhed?
En høj medarbejdeomsætning (churn) er en god indikator for, at din kultur lider og har en negativ indvirkning på virksomheden. Du tror måske, at høj medarbejderomsætning er et grundvilkår for branchen, men overvej omkostningerne. Det koster omkring 20% af en medarbejders årsløn at erstatte dem med en ny kollega. Der skal f.eks. tages højde for omkostninger til rekruttering, onboarding, produktivitetstab mv.
Folk forlader sjældent job uden grund. De forlader typisk på grund af en giftig kultur, kedsomhed og dårlig ledelse. Hvis din virksomhed oplever høj personaleomsætning, er det måske på tide at at gå din kultur efter i sømmene.
Mangel på forslag fra medarbejderne i problemløsning og idégenerering
Google gennemførte en undersøgelse kendt som Project Aristoteles for at finde ud af, hvilke faktorer der påvirker deres teams mest. Psykologisk tryghed lå i toppen med en stor margin. Men hvad er psykologisk tryghed? Den sociale tryghed som gør at man ikke bliver bragt i forlegenhed når man bidrager med nye ideer, indrømmer fejl, rejser bekymringer og giver sin mening til kende.
Medarbejdere, der ikke tør give deres mening til kende eller påpeger potentielle problemer, føler sig ikke psykologisk trygge. De føler, at de vil blive bragt i forlegenhed eller blive stemplet som inkompetente. Det kvæler sidste ende din virksomheds evne til at innovere.
Dårlig psykologisk tryghed er generelt forbundet med en problematisk virksomhedskultur. Tilliden og respekten mellem kollegaer er dalet under pandeminen. Hvis dine medarbejdere ikke føler sig trygge i forhold til at indrømme fejl og komme med nye ideer, så lider virksomheden som helhed.
Negativ intern kommunikation
Måden der kommunikeres på er et vigtigt udtryk for en virksomhedskultur. Når først kommunikationen bryder sammen er der meget der ryger med i faldet.
Hold øje med, hvordan medarbejderne interagerer med hinanden og især med ledelsen. Hvis der er negativ indbyrdes konkurrence, sladder eller en alt for hård feedback-kultur, der nærmer sig disrespekt, så er noget gået galt.
Negativ kommunikation forplanter sig og påvirker andre teammedlemmer. En god og velforankret virksomhedskultur vil automatisk lade folk vide, at den negative kommunikationsform de udviser ikke er ok. Hvis ikke adfærden korrigeres under påvirkning virksomhedskulturen og de øvrige medarbejdere, der efterlever den, så det tid til at tjekke ind og tage affære som leder.
Medarbejdere arbejder til sent på aftenen
En villighed til at arbejde sent bliver ofte misforstået som en positiv del af kulturen, især i forbindelse med distancearbejde. Hvis medarbejderne bliver sat under pres, og er nødt til at springe pauser over eller arbejde til sent på aftenen, så vil moralen og engagementet med tiden begynde at dale.
Aftenarbejde er normalt et tegn på en ubalance i arbejdslivet. Indsatsen kan sikre at ledelsen når de kortsigtede mål, men de langsigtede konsekvenser er skadelige. Medarbejdere, der ikke er psykologisk trygge nok til at holde fri, når tiden er inde, er et udtryk for en bekymrende virksomhedskultur.
Højt fravær og forsinkelser
Fravær koster $2660 amerikanske dollars årligt pr. skifteholdsarbejder i USA. Blandt hovedårsagerne til diskretionære og uplanlagte sygedage er stress, uengagerethed, manglende motivation og balance mellem arbejde og privatliv samt sygdom. De fleste af disse kan undgås ved at forbedre din kultur.
Hvis du ser en stigende tendens til fravær og manglende punktlighed i din arbejdsstyrke, så er det på tide at gøre noget ved det.
7 tips til at etablere en positiv virksomhedskultur med distancearbejde
1. Gør dine værdier tydelige
Dine værdier udtrykker hvordan du gør tingene. De vejleder hvordan der tages beslutninger gennem hele virksomhedens livscyklus.
Arbejd sammen med dine kollegaer i virksomheden for at definere, hvem I er som virksomhed, og hvilke regler I lever efter. Spørg jer selv: Hvilke værdier vil hjælpe os med at nå vores mål? Både her og nu og i fremtiden? Hvad er vigtigt for os i forhold til, hvordan vi opfører os, og hvordan vi opfattes af vores kunder og det omgivende samfund?
Når dine værdier er tydelige, skal du aktivere dem ved at formidle dem til dine medarbejdere i handling. Dvs. du skal eksemplificere kulturen i din kommunikation som leder. Et værdisæt er nytteløst, hvis ikke værdierne kobles til handlinger.
2. Topledelsen må gå forrest
Hvor meget vi end ønsker, at alle medarbejdere skal tage del i at skabe og føle sig som en del af virksomhedskulturen, så formes kulturen i den sidste ende af ledere. De er de levende ambassadører for den kultur, de tror på.
Det er topledelsens rolle at sikre, at værdierne og kulturen forsvares. Nytiltrådte medarbejdere (og især dem der arbejder hjemmefra) er de ofte ubekendte med kulturen og de vil helt naturligt observere andres (og især topledelsens) adfærd. Uden ledelsens helhjertede opbakning og tro på kulturen er det næsten umuligt at påvirke og harmonisere medarbejdernes forventninger og dermed få alle til at efterleve værdierne.
Ledelse i overensstemmelse med virksomhedskulturen, gør det muligt for alle medarbejdere at orientere sig og bakke op. Men ledelsen skal også have de nødvendige værktøjer til at gøre det.
3. Giv medarbejderne konkrete eksempler og træning i, hvad "at leve efter værdierne" betyder
HR-teams skal give coaching og træning i, hvordan kulturen ser ud i aktion.
Hvordan træffer vi beslutninger i overensstemmelse med kulturen? Hvordan stemmer min ledelsesstil overens med værdierne? Skal jeg forbedre mine færdigheder for at levere de rigtige budskaber? Har jeg brug for coaching for at forstå, hvordan man bliver en bedre leder?
Virksomhedskultur, der ikke er eksemplificeret i åbenlyse eksempler, går typisk tabt på medarbejderne. Medmindre det er bundet til håndgribelig praksis, mister både ledere og medarbejdere overblik og interesse og begynder at udvikle deres egen kultur.
4. Anvend “Remote First” tænkning
Tendensen er at ledere behandler medarbejder der arbejder på distancen eller hybridt, som en forlængelse af det team der arbejder fra kontoret. Denne tilgang er stort set det absolut modsatte af, hvad der burde gøres.
Hvis distancearbejde er den aftalte arbejdsform for en del af dit team, bør det respekteres og værdsættes. Kommunikation, begivenheder, møder og andre interaktioner bør tilpasses så det også fungerer godt for kollegaer der arbejder på distancen. En tilpasning af formatet må ikke ske som en eftertanke eller på en måde hvor det er til besvær.
Så snart du begynder at have uformelle samtaler og møder, der ikke inkluderer kollegaer der arbejder hjemmefra, så forårsager du brud, mistillid og misforståelser i teamet.
Det er også værd at huske på, at fjern-, hybrid- eller nomade-arbejdsformer kan give større fleksibilitet i forhold til tid i din planlægning. Medmindre dit team har en aftale om at arbejde på de samme tidspunkter uanset placering, vil du sandsynligvis ende med asynkrone tidsplaner.
Juster din tankegang til at altid at tænke “Remote First”. Kommunikation og klarhed er nøglen. Hvordan kan du holde alle i loopet i forhold til kommunikation og samarbejde med inkongruente lokationer og tidsplaner? Hvordan kan du sikre at du altid involverer dem der arbejder på distancen? Hvordan ser den nye plan for fjernarbejde ud? Bliver mine eksterne medarbejderes stemmer hørt?
5. Gør virksomhedskultur formbar
Virksomhedskultur og værdier bør ikke være mejslet i sten. De er vejledende og formbare principper, der bør anvendes i kontekst.
For eksempel værdsætter mange amerikanske, hollandske og nordiske virksomheder 360-feedback, hvor medarbejderne får lov til at vurdere deres ledelse. Denne form for feedback passer ikke godt i mange asiatiske kulturer, hvor der er stor respekt og værdi placeret i ledelseshierarkiet. At give feedback op ad kommandovejen er langt fra normen i mange virksomhedskulturer.
Virksomhedskulturer bør justere og ændre sig, så de passer til den lokale kultur og endda teamdynamik. Selvom kulturen ikke bør afvige for langt fra den globale virksomhedskultur, så bør den lokale kultur i det mindste være adapteret til lokale forhold.
6. Vær klar til at “skifte spor”
General Electric plejede at køre et performance management system, hvor alle blev vurderet en gang om året. De rangerede alle medarbejderes præstationer og fyrede de nederste 10%. Dette blev kendt som 'rank and yank'-systemet.
I lang tid virkede systemet tilsyneladende og hjalp Jack Welch med at opnå titlen som 'århundredes leder'. Men systemet mistede sin gunst efter 2010, hvor det kun tjente til at indgyde frygt og skabe negativ konkurrence, hvor alle arbejdede for sig selv.
Nogle gange har normer en udløbsdato eller ændrer karakter afhængigt af forholdene. Mange af de praksisser og normer der kommer til udtryk gennem virksomhedskulturen vil ændre sig over tid, især hvis du er skiftet til en hybrid arbejdsform.
Ledelsen af HR-funktionen bør regelmæssigt evaluere systemer, politikker, metoder og procedurer til præstationsstyring (performance management). Er de fortsat i overensstemmelse med virksomhedens værdier? Er de ændret to tilpasset hjemmearbejde eller hybridt arbejde?
Prøv nye tilgange
Min karriere inden for HR har strukket sig over omkring 20 år og 4 kontinenter. Jeg har set nogle ekstraordinære tilgange til virksomhedskultur og nogle knap så exceptionelle. Her er et par ideer til at overveje:
1. Dan et kultur-team: At danne et team, der er dedikeret til at indarbejde, gøre fremskridt og fremme ansvarlighed over for din kultur, kan virkelig gøre en forskel. Selvfølgelig skal du passe på at undgå at oprette en afdeling for interne anliggender, men når beslutninger løbende og ærligt holdes op imod jeres værdier, så har hurtige forbedringer en tendens til at følge.
2. Fremhæv de gode eksempler: Bed ledelse og medarbejdere om at give eksempler på, hvordan de brugte en værdi eller et antal værdier til at vejlede deres handlinger og beslutninger i den seneste uge. Fremhæv eksemplerne i møder eller intern kommunikation. Dette gør jeres værdier levende og med tiden vil alle kunne relatere til dem.
3. Anerkend individuelle præstationer: Skab et anerkendelses-system, hvor medarbejdere belønnes for præstationer, der eksemplificerer jeres værdier. Der er lidt “gulerod og stok” over det, men det er endnu et værktøj, der hjælper med at skabe sammenhæng i at personificere positiv kultur.
4. Kør en medarbejdertilfredsheds-undersøgelse: Virksomheder er konsekvent i en VUCA (Volatil, uforudsigelig, kompleks og tvetydig) tilstand. Tingene ændrer sig så hurtigt, at det er svært at holde fingeren på pulsen med, hvordan engagement og kultur påvirkes. Er alle stadig om bord? Kør en medarbejdertilfredsheds-undersøgelse for at finde ud af det.
5. Socialt arrangementer: Skab begivenheder og festligheder, der anerkender bidraget fra dine distance-medarbejdere. Anerkendelse og påskønnelse er en kæmpe drivkraft for positive virksomhedskulturer og bliver ofte glemt, når medarbejderne ikke umiddelbart er foran dig. Eksempler på arrangementer er virtuelle teambuilding-aktiviteter, udsendelse af kuponer, så holdet kan spise ude hos dig, happy hours eller endda fælles virtuel morgenkaffe. Enkle initiativer kan have stor effekt.
6. Virtuel åben dør-politik: Hvad skete der med din åben dør-politik? Det er vigtigt at erstatte åbne døre på kontoret. Skab rigelige muligheder for personale og ledelse til at forbinde 1 til 1. Uanset om du har et åbent virtuelt mødelokale eller om du gør dig tilgængelig i en intern instant messaging kanal, så skal kommunikationslinjerne være åbne for alle dem der arbejder på distancen.
7. Tilbagevendende feedback: 65 % af medarbejderne søger aktivt efter mere feedback og 50% kæmper med klarhed i forhold til forventninger. Tag dig tid til at mødes med medarbejderne regelmæssigt, så de får den støtte og feedback, de har brug for. Regelmæssige feedbackmøder reducerer den følelse af isolation, som teams der arbejder hjemmefra ofte oplever.
8. Få hjælp udefra: Det at vurdere og udvikle din virksomhedskultur og det at implementere løsninger til at understøtte teams der arbejder på distancen, har måske aldrig tidligere været en del af dit ledelsesmæssige ansvarsområde. Hvis det ikke falder naturligt, så overvej coaching eller inddragelse af eksterne konsulenter. En erfaren erhvervscoach han hjælpe dig med at udnytte dine styrker som leder i en verden hvor hybride arbejdsmetoder bliver normen. En erfaren erhvervscoach, som arbejder med mange ledere, kan hurtigt genkende mønstre og hjælpe dig til løsningsmodeller, hvor du som leder kan have svært ved at “se skoven for træer”.
Afslutningsvis
HR- og ledelsesteams stod med en stor udfordring ved det pludselige skift til fjernarbejde, men nu er det tid til at prioritere virksomhedskulturen. Det kræver en fælles indsats og opmærksomhed på de små ting. Men det kan lade sig gøre, fordi virksomhedskulturen betyder mere, nu hvor teams arbejder 100% fra distancen eller er skiftet til en hybrid arbejdsmodel.
Hvis du har fundet det svært eller frustrerende at lede dit hold i overensstemmelse med din virksomhedskultur, er det måske på tide at prøve noget andet og overveje coaching af dine medarbejdere. Hos Session møder vi hver dag HR-ledere, medarbejdere og virksomhedsledere, som har kæmpet for at tilpasse sig og har brug for vejledning til, hvordan de kan trives igen.
Ræk ud og udforsk dine muligheder for at pleje en fantastisk virksomhedskultur. Lær at lege og trives bedst muligt under nye (fjern)arbejdsforhold!
