Tænker du, at medarbejderhåndbøger er forældede regelbøger? Så kan du godt tro om igen. En god medarbejderhåndbog er et stærkt værktøj til at forme en positiv arbejdskultur og styrke medarbejderengagementet. Den fungerer som en klar guide til virksomhedens mission, værdier, politikker og goder – samtidig med at den beskytter mod juridiske risici. Alligevel undervurderer mange organisationer værdien af en gennemtænkt medarbedjerhåndbog. Det er en skam. Her får du fif til at skrive en, der kan gøre en forskel.
Styrk virksomhedskulturen med din medarbejderhåndbog
Din medarbejderhåndbog er mere end bare et regelsæt – den er en guide til at forstå din virksomheds kultur, vision og politikker. Nøglen til at få den til at leve i organisationen og dermed skabe reel værdi, er at gøre den engagerende og let at læse. Drop det tunge jurasprog og tilføj personlighed, så den afspejler den passion og de værdier, der definerer jeres organisation.
I kan feks lade jer inspirere af HubSpots tilgang: "Dette dokument er delvist et manifest og delvist en medarbejderhåndbog. Det afspejler både, hvem vi er, og hvem vi stræber efter at blive." Ved at kombinere realitet med ambition i håndbogen skaber den en følelse af forventning og begejstring hos medarbejdere og nye ansatte i forhold til hvad der venter dem i organisationen.
På samme måde styrker Valve, den amerikanske videospiludvikler, sit team med denne erklæring i deres anerkendte håndbog: "Valve vil være en anderledes virksomhed om nogle år, fordi du vil være med til at forme den til det bedre. Vi kan ikke vente med at se, hvor du tager os hen."
Abzu, en selvstyret organisation, sætter klare forventninger til, hvad selvledelse indebærer: “Selvledelse betyder at have tillid til, at hver medarbejder autonomt udøver ansvar, ansvarlighed og gennemsigtighed inden for deres område. Denne beskrivelse af selvledelse afspejler vores syn på kunstig intelligens og karakteriserer det, vi mener er fundamentet for komplekse systemer."
Uanset om din virksomhed er hierarkisk eller selvorganiseret, er klarhed afgørende. En velformuleret medarbejderhåndbog skaber rammen for samarbejde og vækst, samtidig med at den hjælper nye medarbejdere med at føle sig hjemme.
I vores interne medarbejderhåndbog hos Session beskriver vi vores virksomhedsvision således:
"Sessions vision er at demokratisere erhvervscoaching af høj kvalitet og fjerne økonomiske og geografiske barrierer for professionel udvikling. Vi brænder for at gøre op med den elitære tilgang til erhvervscoaching. Vores mål er at gøre coaching tilgængelig for alle – ikke kun topcheferne. Traditionelt har adgang til erhvervscoaching været et privilegium, og det mener vi ikke er fair – vi tror fuldt og fast på, at alle fortjener en dygtig coach. Session fjerner også geografiske barrierer ved at tilbyde en platform, der kan tilgås globalt.”
På denne måde sætter vi tonen for, hvad vores mission med Session er – og sikrer, at alle medarbejdere forstår organisationen ud fra et værdibaseret perspektiv.
En trin-for-trin guide til at skabe en succesfuld medarbejderhåndbog
At udarbejde en engagerende og informativ medarbejderhåndbog er afgørende og vil være med til at opbygge en transparent og positiv arbejdsplads. Her er en overskuelig guide, der hjælper dig med at udvikle en håndbog, der både sætter klare forventninger og afspejler din virksomheds kultur og værdier.
1. Fortæl virksomhedens historie og fremhæv missionen
Først og fremmest er det vigtigt at skabe et solidt fundament ved at fremhæve virksomhedens historie og mission. Ved at dele fortællingen om, hvordan virksomheden blev grundlagt, introducere ledelsesteamet og/eller strukturen samt præsentere missionen, får medarbejderne en dybere forståelse af virksomhedens kerneværdier og retning.
2. Gennemgå retningslinjer for ferie, orlov og sygdom
Dernæst er det vigtigt at gennemgå retningslinjerne for betalt ferie og forhold omkring sygdom og orlov. Denne sektion bør tydeligt forklare, hvordan feriedage optjenes, processen for at anmode om fri, og hvilke helligdage virksomheden anerkender. Derudover bør den dække sygefravær samt andre typer orlov, såsom familie-, omsorgs- eller mental sundhedsorlov.
3. Giv et tydeligt overblik over medarbejdergoder
En anden vigtig del af en medarbejderhåndbog er at give et klart overblik over medarbejdergoder. Dette omfatter detaljer om sundheds- samt livsforsikringer. Det er vigtigt at angive kriterier for berettigelse, hvornår medarbejderne er tilmeldt, og hvordan større livsbegivenheder som ægteskab eller fødsel påvirker det overordnede billede.
4. Beskriv forventet medarbejderadfærd
I denne sektion kan du beskrive virksomhedens politik for fremmøde, pauser og generelle forventninger til medarbejderadfærd. Dette kan inkludere retningslinjer mod chikane og diskrimination, regler for brug af internettet og e-mail samt forventninger til, hvordan medarbejdere opfører sig og håndterer eventuelle konflikter.
5. Inkluder en erklæring om diversitet, ligestilling og inklusion (DEI)
At udforme en autentisk DEI-erklæring og beskrive, hvordan jeres organisation tager konkrete skridt til at implementere DEI-politikker, er afgørende i disse tider. Husk, at ikke to virksomheder er ens, og jeres organisation skal arbejde på at skabe en DEI-erklæring, der er tro mod jeres virksomheds mission og værdier. DEI er ikke længere et “nice-to-have, det er et “need-to-have”!
6. Husk politikken for hjemmearbejde
En klar politik for hjemmearbejde er essentiel at inkludere i jeres medarbejderhåndbog. Uanset om virksomheden opererer fra et kontor, tilbyder en hybridmodel eller I arbejder fuldt remote, skal forventningerne til fremmøde defineres tydeligt. For hybride løsninger bør det præciseres, hvor ofte medarbejdere skal være fysisk til stede, og om denne ordning er fleksibel.
Fuldt remote virksomheder bør lægge særligt vægt på hvordan man forventer arbejdet udføres og måles, ligesom det feks. er beskrevet i Workables hjemmearbejdspolitik – . Her er det feks. beskrevet hvordan medarbejderen opfrodres til at skabe et distraktionsfrit arbejdsmiljø, en stabil internetforbindelse og overholde arbejdstider så teams kan checke ind med hinanden i løbet af arbejdsdagen. Hvis din organisation udelukkende opererer remote, bør dette afspejles gennem hele medarbejderhåndbogen.
7. Vær transparent om aflønning og kompensation
Når det kommer til aflønning og kompensation, er klarhed afgørende. Beskriv tydeligt lønniveau, lønsforhandlingstidspunkt, udbetalingsfrekvens og politikker for overarbejde. Definer standard arbejdstider og forklar virksomhedens lønstruktur for at undgå forvirring og sikre gennemsigtighed. Dette sikrer, at medarbejdere forstår, hvordan og hvornår de bliver kompenseret, hvilket er med til at skabe et retfærdigt og tillidsfuldt arbejdsmiljø.
Konklusion
At udforme en gennemtænkt og engagerende medarbejderhåndbog er mere end blot en formalitet – det er en mulighed for at forme virksomhedens kultur, fremme transparens og opbygge tillid. En velgennemarbejdet medarbejderhåndbog giver medarbejderne de bedste forudsætninger for at trives og arbejde i tråd med organisationens vision, mission og værdier. Ved at prioritere klarhed og autenticitet skaber I en håndbog, der ikke blot informerer, men også inspirerer jeres team til at bidrage til virksomhedens succes.
