Hvis du synes, at medarbejderhåndbøger er unødvendige dokumenter fyldt med overflødig information - så tro om igen. En medarbejderhåndbog kan være en utrolig værdifuld kommunikationsressource for både medarbejdere og arbejdsgivere. En medarbejderhåndbog, der er afgørende for at opbygge en positiv arbejdspladskultur og medarbejderloyalitet, kan også give vejledning og information relateret til organisationens historie, mission, værdier, politikker, procedurer og fordele, som den nyansatte såvel som personer, der har været sammen med dig, har brug for. længere. Medarbejderhåndbogen er også et middel til at beskytte arbejdsgiveren mod forskelsbehandling eller påstande om uretfærdig behandling. På trods af ovenstående, erkender mange organisationer ikke vigtigheden af at udføre en gennemtænkt og strategisk medarbejderhåndbog. Bliv ved med at læse for at finde ud af, hvordan du skriver en medarbejderhåndbog, der er perfekt til din organisation, dens kultur og dens mennesker – og hvorfor det er vigtigt.
Hvad skal din medarbejderhåndbog være
Din medarbejderhåndbog skal være køreplanen for, hvordan du opererer i din virksomhed - tydeligt angive din virksomhedskultur såvel som din virksomheds vision, politikker og procedurer. Det skal også være et dokument, som dine medarbejdere og nyansatte rent faktisk gerne vil læse. I stedet for en omstændelig manual fuld af virksomheds-jargon og lange procedurer, skal du sørge for, at din håndbog er lidt fornøjelig at læse. Selvom at læse en medarbejderhåndbog måske ikke virker som den mest spændende ting at gøre, kan du gøre den til en betydeligt sjovere læsning ved at indsprøjte noget personlighed i den. Hvordan præcist kan dette gøres? Tænk på din virksomheds kultur, vision og mission. Tænk på den passion og dedikation, der gik ind i at lave og udføre dem - og ''hvorfor'' bag visionen. Tillad den spænding og entusiasme, som skabte virksomheden, at blive kommunikeret fuldt ud gennem hele håndbogen. Lad os tage Hubspots medarbejderhåndbog som eksempel. Hubspot starter med en fed erklæring:
''Dette dokument er dels manifest og dels medarbejderhåndbog. Det er en del, hvem vi er, og en del, hvem vi stræber efter at være.''
Ved at placere håndbogen som dels virkelighed og dels ambition, giver den medarbejderen eller nyansatte mulighed for at blive begejstret for, hvad der skal ske i organisationen.
Valve, en amerikansk udvikler af videospil, kommunikerer også i fremtidsform i deres meget roste håndbog:
''Valve vil være et andet firma om et par år fra nu, fordi du vil ændre det til det bedre. Vi kan ikke vente med at se, hvor du tager os hen.''
Det næste eksempel, fra Abzus medarbejderhåndbog, er også interessant. Abzu er en helt selvstyret organisation, som med succes har indarbejdet denne måde at arbejde på i deres håndbog, som starter med en klar definition af selvledelse:
''Selvledelse betyder at stole på, at hver medarbejder selvstændigt udøver ansvar, ansvarlighed og gennemsigtighed for opgaver inden for deres domæne. Denne beskrivelse af selvledelse afspejler vores syn på kunstig intelligens og karakteriserer det, vi mener er grundlaget for komplekse systemer.''
Efter at have afgivet denne udtalelse Abzu med at præcisere, hvad selvledelse præcis betyder inden for rammerne af deres organisation:
“For Abzu betyder selvledelse:
- At gøre en fælles indsats for at påtage sig ansvar.
- Specifikke roller kan udvides med tiden, ligesom brede roller kan blive mere specifikke.
- Fuldstændig gennemsigtighed. For at selvledelse kan fungere, skal du have alle informationer til rådighed for dig. Vi deler al information i Abzu, hvilket grundlæggende betyder: Hvis du har brug for noget, så spørg.
- At kende niveauet for dit bidrag og fastsætte din egen løn.''
Hvis din organisation er selvorganiseret/selvstyret, skal du sørge for tydeligt at kommunikere disse oplysninger gennem din håndbog. Husk, bare fordi noget kan være klart for dig, betyder det ikke, at det er indlysende for nyansatte. Kommuniker altid din organisations ledelsesstil for at sikre gennemsigtighed og klarhed i hele din håndbog.
Sidst men ikke mindst, lad os tage et hurtigt kig på vores interne medarbejderhåndbog her på Session. I vores håndbog skitserer vi vores vision for virksomheden som følger:
Visionen for Session er at demokratisere forretningscoaching af høj kvalitet og fjerne økonomiske og lokationsbaserede barrierer for erhvervsuddannelse. Session brænder for at tage elitismen ud af business coaching. Vi ønsker at tilbyde business coaching til alle - ikke kun topledere i c-suiten. Det har traditionelt været et privilegium at få adgang til business coaching, og vi synes ikke, at dette er fair - vi tror virkelig på, at alle fortjener en god coach. Session fjerner også geografiske barrierer for adgang til coaching ved at tilbyde en platform, der kan tilgås globalt.
På denne måde sætter vi tonen omkring hvorfor bag vores mission på Session - at sikre, at alle medarbejdere forstår organisationen ud fra et værdidrevet perspektiv.
Praktisk information: Hvad skal medtages
Okay ... vi vil indrømme, denne del kan være en smule ensformig - men kun hvis du lader det være. At skitsere din virksomheds praktiske informationer vedrørende politikker omkring sygefravær, ferie, forældreorlov giver nyansatte gennemsigtighed omkring virksomhedens politikker og sikrer, at der er en gensidig forståelse for adfærd og forventninger – fra både medarbejderen og organisationen. Nedenfor er en nyttig liste over praktiske ressourcer, som du kan bruge til at lave din medarbejderhåndbog:
Virksomhedens historie og mission
Et kort afsnit, der diskuterer virksomhedens historie og dens mission, kan være med til at sætte tonen for en medarbejderhåndbog. Denne sektion kan omfatte en virksomheds mission statement, dens eksistensberettigelse, information om dens kunder og dens forventede bane fremad. For at tegne et billede af virksomhedens historie kan du overveje at tilføje et afsnit om, hvordan virksomheden blev grundlagt, hvem dets grundlæggere er, og nogle flere oplysninger om dets lederteam.
Politik i forhold til afspadsering og sygefravær
Dette afsnit beskriver virksomhedens feriepolitik, såsom hvordan ferie optjenes eller optjenes, og hvordan man planlægger ferie. Den betalte afspadseringspolitik bør også angive, hvilke helligdage virksomheden holder, herunder hvilke helligdage virksomheden lukker for. Det er også vigtigt at skitsere sygefravær samt andre orlovstyper såsom: familie-, medfølende- eller psykisk orlov.
Goder
I dette afsnit giver du medarbejderne et generelt overblik over de fordele, din organisation tilbyder i form af sundhedspleje, tandpleje, syn, livsforsikring osv. Selvfølgelig vil disse oplysninger variere fra land til land, så dette afsnit vil være forskelligt afhængigt af hvor din virksomhed er placeret. I dette afsnit skal du sørge for, at du tydeligt angiver, hvem der er berettiget til at modtage virksomhedsgoder, uanset om det kun er fuldtidsansatte, eller hvis deltidsansatte tilbydes en forholdsmæssig fordelspakke, så tag også fat på dette. Angiv kriterierne for berettigelse, hvornår du kan tilmelde dig ydelser, og hvad de store livsbegivenheder er, hvor medarbejdere kan ændre ydelser - såsom et ægteskab eller fødsel af et barn.
Adfærd
Under dette afsnit kan du diskutere organisationens tilstedeværelsespolitik, tildelte pauser og hvileperioder og generelle forventninger til medarbejdernes adfærd. Dette kan omfatte at angive en politik mod diskrimination mod medarbejderchikane, hvordan medarbejdere må bruge internettet eller e-mail, og hvordan medarbejdere skal håndtere konfliktløsning.
Diversity, Equity and Inclusion (DEI)-erklæring:
At fastlægge en autentisk DEI-erklæring og skitsere, hvordan din organisation tager praktiske skridt til at implementere DEI-politikker, er en kritisk komponent i din organisationskultur. SHRM giver nogle gode ressourcer til at lave en relevant DEI-erklæring, såsom følgende eksempel:
''Vi er forpligtet til at fremme, dyrke og bevare en kultur af mangfoldighed, ligeværdighed og inklusion. Vores menneskelige kapital er det mest værdifulde aktiv, vi har. Den samlede sum af de individuelle forskelle, livserfaringer, viden, opfindsomhed, innovation, selvudfoldelse, unikke evner og talent, som vores medarbejdere investerer i deres arbejde, repræsenterer en væsentlig del af ikke kun vores kultur, men også vores omdømme og virksomhedens præstation. Vi omfavner og opmuntrer vores medarbejderes forskelle i alder, farve, handicap, etnicitet, familie eller civilstand, kønsidentitet eller udtryk, sprog, national oprindelse, fysiske og mentale evner, politisk tilhørsforhold, race, religion, seksuel orientering, social- økonomisk status og andre egenskaber, der gør vores medarbejdere unikke.''
Husk dog, at ikke to virksomheder er ens, og din organisation bliver nødt til at arbejde på at lave en autentisk DEI-erklæring, som er tro mod virksomhedens mission og værdier.
Politik for distancearbejde
Mens tidligere virksomheder måske har været i stand til at gennemskue fjernarbejdepolitikken, er der i disse dage simpelthen ingen måde at komme uden om at løse det. Din organisations politik for fjernarbejde vil variere betydeligt afhængigt af, om din politik har en kontorplads, tilbyder hybride arbejdsforhold eller fungerer helt eksternt. Hvis din virksomhed har et kontor, så sørg for at skitsere forventningerne til in-office og WFH (arbejde-hjemmefra). Måske foreslår din politik en blanding af WFH tre dage om ugen og kontorarbejde to dage om ugen. Sørg for at oplyse, om denne arbejdsordning er fast eller kan ændres afhængigt af de individuelle forhold og præferencer. På den anden side, hvis din virksomhed opererer helt eksternt, kan du inkludere følgende betingelser, som beskrevet i Workables fjernpolitik:
For at sikre, at medarbejdernes præstationer ikke vil lide under distancearbejder, råder vi dem til at:
- Vælge en stille og distraktionsfrit arbejdsområde.
- Har en internetforbindelse, der er tilstrækkelig til deres job.
- Dediker deres fulde opmærksomhed til deres arbejdsopgaver i arbejdstiden.
- Overhold pause- og fremmødeplaner, som er aftalt med deres leder.
- Sørg for, at deres tidsplaner overlapper med deres teammedlemmers, så længe det er nødvendigt for at udføre deres arbejdsopgaver effektivt.
Hvis din organisation opererer helt eksternt, skal du sørge for, at din håndbogs sprog skitserer dette hele vejen igennem. Et godt eksempel på dette er Remote.com's medarbejderhåndbog, som begynder med følgende udsagn:
''Remote er en global virksomhed. Vi har ikke et kontor nogen steder i verden. Vi er heller ikke en virksomhed eller traditionel virksomhed overhovedet. Vi er en moderne teknologi- og produktvirksomhed med en menneske-først tilgang. Vi har operationaliseret vores værdier, og vi bruger dem i alt, hvad vi gør dagligt. Lær mere ved at se alle de forskellige områder af denne offentlige håndbog.''
Kompensation
Angiv dine betalingsmetoder, og lad medarbejderne vide præcis, hvad deres betalingsplan vil være. I dette afsnit kan du også angive din politik omkring overarbejde, definere arbejdstider og diskutere din lønstruktur.
Konklusion
Vi håber, at du ved at læse denne artikel er blevet inspireret til at fastlægge din strategi for at skabe en meningsfuld og autentisk medarbejderhåndbog. Ud over at løse medarbejder- eller kulturproblemer kan medarbejderhåndbøger også hjælpe nye medarbejdere til at føle sig hjemme i deres nye miljøer. At lære om en virksomheds historier, missioner og kerneværdier kan øge medarbejdernes engagement og loyalitet, og de politikker og procedurer, som en medarbejderhåndbog skitserer, kan øge gennemsigtigheden og ærligheden over hele linjen.
