Har du nogensinde siddet i et møde og tænkt: "Hvad laver jeg her?" Du er ikke alene. Overraskende nok svarer 71 % af adspurgte ledere, at de finder møder uproduktive!
I denne guide får du praktiske tips til at forvandle møder fra ligegyldige tidsrøvere til engagerende, produktive sessioner, som ingen vil gå glip af.
Møder: Mere end bare en kedelig punktliste, vi skal igennem!
Møder skal give energi og inspirere. På gode møder deler vi ideer, viden, løsninger og følelser. Velafholdte møder kan være katalysatorer for meningsfulde handlinger - og meningsfulde sociale interaktioner! På denne måde kan møder også være med til at imødegå nogle af de stigende problemer med mentalt helbred og ensomhed, som mange mennesker desværre oplever i disse år.
Møder du ikke vil gå glip af
- Er mødet virkeligt nødvendigt? Hvis ikke, så frigør tiden til andre ting.
- Hvem skal med? Saml kun dem, mødet virkelig vedrører.
- Dagsorden og formål. Vær tydelig omkring, hvad mødet skal gøre godt for.
- Hold tiden. Start og slut efter planen.
- Roller og ansvar. Fordel rollerne mellem jer og lad dem evt. gå på omgang.
- Energi og engagement: Hold energien oppe. Sørg for, at alle bliver hørt.
- Konkluder til slut: Hvad gør vi nu? Hvad har vi aftalt?
Tilpas strukturen efter mødetypen
Skræddersy mødet alt efter hvilken type møde, der er tale om. Er det et brainstormings-, informations-, problemløsnings-, planlægnings- eller beslutningsmøde? Tænk kreativt over mødets struktur, facilitering og placering, alt efter hvad der skal foregå på mødet.
Gør mødet uforglemmeligt
Introducer 'konstruktive forstyrrelser' for at holde engagementet højt og gør mødet til et, man ikke lige glemmer eller kommer til at kede sig på.
- Find et nyt sted at afholde mødet. Flyt op på taget af jeres bygning, gå udenfor, spørg en kunde om I må holde det hos dem eller lign.
- Lad mødeledelsen gå på omgang. Det behøver ikke være den samme, der har ansvaret for mødet hver gang.
- Start mødet på en ny måde. Prøv fx at starte med et minuts meditation, en grupperefleksion eller at I deler noget fra ugen før, det gjorde jer stolte.
- Eksperimenter med stående møder eller nye måder at sidde på - skift plads, rejs jer op undervejs, hold mini-pauser undervejs mv.
- Lad deltagerne tale sammen i mindre grupper inden noget diskuteres eller bringes op i plenum
- Få en udefrakommende til at holde et indlæg, fx en kollega fra en anden afdeling, en kunde, en konkurrent eller lign.
- Find selv på andre ting!
Best Practice for onlinemøder
Hvis jeres møde er online, så sørg for at alle er fortrolige med det møderum, I mødes i, med de redskaber, der stilles til rådighed derinde mv. Husk, at det kræver en ekstra indsats at holde onlinemøder engagerende. Brug de gode “best practice” råd der findes for online møder, såsom at mute lyden, når man ikke taler samt at have sit kamera på, så folk kan se, at du lytter og “er med”.
Husk det sociale aspekt
Ind imellem ligger værdien af et møde i de sociale forbindelser, som mødet skaber. Overse ikke vigtigheden af dette aspekt. Mødet er ikke kun til for at få ting fra hånden eller noget planlagt, det har også en stor social betydning, glem ikke det.
Hvis du følger de tips, vi har givet i denne guide, er vi sikre på at dine møder bliver til mere end blot en kedelig dagsorden, der skal overstås. De kan blive katalysatorer for magiske øjeblikke med samarbejde, inspiration og produktivt arbejde.
Vi ønsker jer gode møder - fra hjertet!
