At skabe en kultur, hvor der tages ansvar og leveres på alle niveauer, er en hjørnesten for organisatorisk succes og for High Performance. Organisationer kan simpelthen ikke fungere eller præstere uden mennesker tager ansvar og leverer! Ansvarlighed kan let gå hen og blive et fortærsket buzzword, men personligt mener jeg, at emnet er for vigtigt til blot at diskutere overfladisk eller som et forbigående fænomen.
Det handler om, at mennesker i organisationer tager ansvar for deres egne handlinger, for at afhjælpe problemer og finde løsninger. Og at de får mulighedsrum for det - at de får lov at tage ansvar, med andre ord! For selvom den enkelte medarbejder selvfølgelig skal tage ansvar for egne arbejdsopgaver og initiativer, sker det ikke i et vakuum. En organisation, der dyrker en ansvarlighedskultur, vil også fremme ansvarlige individer.
I denne artikel vil jeg dykke ned i, hvordan man skaber en kultur, hvor der tages ansvar og leveres på alle niveauer. For det sker ikke af sig selv, nødvendigvis. Det kræver, at man målrettet arbejder med at implementere tiltag, der fremmer, at folk engageret tager - og kan tage - ansvar. Hvordan man gør det, ser vi nærmere på i denne artikel.
Hvad betyder ansvarlighed på arbejdspladsen?
Ansvarlighed på arbejdspladsen betyder, at alle medarbejdere tager aktivt ansvar for deres handlinger, adfærd, præstationer og beslutninger. En kultur, hvor folk tager aktivt ansvar, er knyttet til øget medarbejder-engagement, hvilket i sig selv fører til bedre præstationer. Det sker lettest, når medarbejderne føler at de bidrager til noget, der er større end dem selv - og anerkender, at deres rolle - uanset hvor ''stor'' eller ''lille'' spiller en vigtig rolle i det overordnede formål med organisationen.
Selvom det, at alle tager ansvar, lyder vidunderligt, er det ikke altid så nemt at få til at ske i virkeligheden! Hvis du er frustreret over manglende ansvarlighed på din arbejdsplads, er du ikke alene. Data viser, at 82 % af lederne erkender, at de har "begrænset til ingen" evne til at holde andre ansvarlige, og 91 % af medarbejderne ville sige, at det er en af deres virksomheds top prioriteter at holde ledelsen ansvarlig for deres egne præstationer, den kultur de fremmer, og de tiltag, der sættes i værk. Lav ansvarlighed/det at ledere og medarbejdere ikke føler sig ansvarlige eller tager ansvar, fører til mistillid, lav moral og en giftig kultur - en kombination, som er enhver organisations værste mareridt.
Lad os derfor nu se på nogle af de praktiske skridt, du kan tage for at fremme en ansvarlighedskultur på arbejdspladsen
Blød ansvarlighed versus hård ansvarlighed: Hvad er forskellen?
Gennem hele min karriere har jeg fundet ud af, at det at lede et team er det, der giver mig mest glæde. For mig handler ledelse om at få de bedste mennesker til - sammen - at udføre det bedste arbejde i deres liv - det er det, der motiverer mig! Jeg har brugt både hårde og bløde metoder til at forbedre mine holds præstationer. Lad os tage et kig på de to tilgange:
- Hård ansvarlighed: Er, når du sætter hårde mål, og du ønsker, at folk skal nå disse mål. Hård ansvarlighed viser sig i mål, væksttal mv. Tal lyver ikke! Hårde fakta, som f.eks afspejles via OKR'er kan bruges til at sætte hårde mål for ansvarlighed. OKR'er er særligt effektive til at holde teams og enkeltpersoner ansvarlige, især på kvartalsbasis. OKR'er giver dog ikke nødvendigvis inspiration til den mere langsigtede strategi og planlægning. Hertil kan en ramme som f.eks Salesforces V2MOM (Vision, værdier, metoder, forhindringer og foranstaltninger) være yderst effektiv til at drive adfærd på lang sigt. Kombinationen af OKR’ er og et værktøj som V2MOM kan være ekstremt stærke metoder til at holde mennesker i organisationer hårdt ansvarlige.
- Blød ansvarlighed: Er, når du skaber en kultur af engagement, hvor folk vil gå ud over det sædvanlige for deres organisation og for deres team. En dårlig eller giftig virksomhedskultur skaber sjældent ansvarlighed. Hvis folk generelt er glade for at komme på arbejde hver dag, kan lide og respekterer deres kolleger og ledere og er på linje med organisationens værdier - vil de være langt mere tilbøjelige til at tage ansvar og levere. Fra et individuelt perspektiv handler blød ansvarlighed om at tage ansvar for egne handlinger samt pleje professionelle relationer, forbedre egne kommunikationsevner og være en sympatisk, troværdig kollega, som andre mennesker ønsker at arbejde med.
Nu hvor jeg har defineret både blød og hård ansvarlighed, så lad os se på hvordan du som enkeltindivid kan bruge de to metoder til at blive forfremmet
Ønsker du en forfremmelse? Du har brug for både blød og hård ansvarlighed for at få det til at ske!
Ligesom de fleste ting i livet, er det vigtigt at finde en balance! Det er ikke anderledes når det kommer til sådan noget som ansvarlighed. Det er nødvendigt at finde en balance mellem blød og hård ansvarlighed. Lad os se nærmere på disse to begreber i forhold til det at blive forfremmet:
Hård ansvarlighed: Hvad angår forfremmelser er mit mantra: ''Du skal ikke bare nå dine mål, du skal overstige alle forventninger, der var til de mål''. For at du kan det, skal det være meget tydeligt, hvad disse mål er - på daglig, månedlig, kvartalsvis og årsbasis. Og du skal ikke bare nå dine mål i et enkelt kvartal. Du skal typisk konsekvent overstige forventningerne til dine mål i flere kvartaler, før du kan forvente en forfremmelse. Her bliver det vigtigt, at du med hårde tal og fakta kan vise, at du har oversteget forventningerne, fx via OKR'er, KPI'er eller andre mål, du og din organisation har sat.
Blød ansvarlighed: Når du ønsker en forfremmelse, er dit mindset lige så vigtigt som det, at du når dine mål. Mit mantra her er: ''Du skal opføre dig som om du allerede er på næste niveau.'' For eksempel, hvis du er senior manager, og ønsker at blive forfremmet til næste niveau, skal du agere i tråd med, hvad man ville forvente at du gør på dette niveau. Ledere lægger generelt mærke til, når folk tager ansvar - og dette hjælper dig, når det kommer til at blive forfremmet. Udover at du begynder at agere, som man ville gøre på næste niveau, er det også vigtigt med gode arbejdsrelationer. Jeg har aldrig set nogen blive forfremmet uden dette. Du kan være en superstjerne til dit job, men hvis folk synes, du er ubehagelig at arbejde med, vil det nemt sætte en stopper for din karriere. Det handler om at finde balancen mellem at gøre det super godt i dit job samtidigt med at du behandler dine kolleger med respekt og venlighed.
Øget team-ansvarlighed: Min tre-trins-proces
Når jeg kommer ind i en virksomhed for at lede et team, er der tre trin, som jeg generelt går igennem for at øge ansvarligheden i teamet:
- Saml holdet: Saml alle med et stærkt kollektivt mål for øje og skitser de skridt, I skal tage for at opnå succes. Skitser de måder, hvorpå du og dit team vil holde jer selv ansvarlige, og de trin, I vil tage for at nå i mål.
- Optimer teamet: Nu hvor holdet ved, hvad de skal, og alle er enige om målene, skal alles styrker bringes i spil. Det er vigtigt at rollebeskrivelserne passer med den enkeltes styrkeprofil. Det er også vigtigt, at du finder ud af, hvilke huller der måtte være i forhold til manglende færdigheder eller ressourcer i teamet, samt hvad du skal gøre, for at få lukket hullerne, og hvad dine budgetkrav for at nå i mål i så fald er.
- Sæt i værk: Når det er blevet tydeligt, hvad der skal gøres, er det tid til at sætte i værk. Sørg for at hvert teammedlem er klar over, hvad der skal gøres - samt de skridt, der skal tages for at udføre jobbet optimalt. Derefter er det vigtigt at I ugentligt, månedligt og kvartalsvis checker ind og giver feedback, for at sikre, at alle er på sporet og trækker i samme retning.
Hvordan man bedst håndterer forskellige former for medarbejderansvarlighed
Desværre er ansvarlighed ikke ens for alle. Nogle tager ansvar fra starten, andre skal have et skub, og nogle vil aldrig rigtigt tage ansvar. Der er basalt set - og helt forenklet naturligvis - fire kategorier af medarbejdere, som alle kræver forskellig form for ledelse i forhold til at tage (mere) ansvar:
- Rockstjernerne: Det er den type medarbejder, du vil have på dit hold! Uanset hvilket job du giver dem, ved du bare, at de kommer til at levere. Det er let at holde den slags medarbejdere ansvarlige. Giv dem konstruktiv feedback, og de vil tage det til efterretning og forbedre sig. Sørg for at anerkende dem for deres indsats og ansvarlighed. Fremhæv dem som rollemodeller og giv dem både bløde og hårde mål for ansvarlighed: de skal både leve op til de “hard-core metrics”, men også sørge for gode arbejdsrelationer. Begge dele er vigtige
- De lavt præsterende: Kvartal efter kvartal underpræsterer denne type medarbejdere. Du skylder dit team at gøre noget ved det - da en lavt præsterende medarbejder ikke inspirerer nogen og kan påvirke andres præstationer og ansvarlighed negativt. Dette skyldes, at de kan sænke standarden og skabe en kultur, hvor folk måske tror, at de ''bare kan klare sig igennem'' uden at skulle gøre noget særligt. For større organisationer, hvor der findes lærings- og udviklingsmuligheder, kan det være klogt at tilbyde dem træning. Men hvis du har givet dem masser af træning og udviklingsmuligheder, men de stadig underpræsterer, må du overveje, om de skal blive på holdet.
- De giftige: Disse medarbejdere er ofte meget gode til deres job, men er ekstremt svære at have med at gøre. De kan ikke samarbejde, byder ikke ind socialt og generelt vil folk helst undgå at arbejde med dem. De kan fuldstændig afspore en kultur, hvis ikke der gribes ind. Tænk blot på teorien om ''rådne æbler'' . Den fortæller os, at der i enhver organisation findes medarbejdere, som negativt kan "inficere" resten af kulturen med deres dårlige adfærd. To forskere fra University of Washington rapporterer, at disse "rådne æbler" er som en virus for teamet og kan forstyrre eller ødelægge hele kurven med æbler. Rådne æbler er kolleger, der er negative, ukonstruktivt kritiske eller konstant nedbrydende i deres kommunikation. Med deres adfærd forurener de hele arbejdspladsen, hvilket forårsager stress, mistrivsel og lav produktivitet. Af hensyn til teamet, organisationen og kulturen - er det vigtigt at du slipper af med denne type medarbejder hurtigst muligt, og at du bruger HR til at gøre det retfærdigt og effektivt.
- De super-flinke-men-okay medarbejdere: Det er de medarbejdere, der kommer godt ud af det med alle, er super søde at arbejde med, men deres arbejde er simpelthen bare gennemsnitligt eller måske endda dårligt. Du ved, at der er bedre kvalificerede mennesker derude, som kan gøre et bedre stykke arbejde end dem, men du har svært ved at skille dig af med dem, fordi de er så søde, og du ved, at hvis de er væk, vil folk blive kede af det, fordi de bidrog konstruktivt socialt. Her har du to muligheder: (1 ) coach dem til at blive bedre, (2) flyt dem ud af teamet. Selvom du måske alternativt sætter dem på en forbedringsplan, er det efter min erfaring usandsynligt, at det fører noget godt med sig. Faktisk kan dette føre til en lang proces, der trækker i langdrag, og alligevel ender med, at du må fyre dem.Nogle gange kan det løse sig og folk forbedrer sig, men i så fald skal du gribe ind tidligt. Det er sjældent noget du kan gøre efter lang tid. Og husk - du gør ofte folk en tjeneste ved at lade dem gå - der er ofte en anden arbejdsplads, hvor disse mennesker bedre vil kunne bidrage og få deres styrker i spil.
Sådan skaber du en kultur, hvor der tages ansvar og leveres!
Nu hvor vi har set på, hvordan ansvarlighed positivt kan påvirke et teams og individers præstationer, samt øge sandsynligheden for forfremmelse, vil jeg diskutere nogle trin I kan tage, som sikrer at det at tage ansvar og levere bliver en del af kernen i jeres virksomhedskultur.
1. Gå forrest: Vær det røde æble!
Uanset om du arbejder i din organisations HR-afdeling, eller du er leder eller medarbejder, påvirker den måde, du tager ansvar på, den måde du præsterer på, og de holdninger, du giver udtryk for, hele organisationen. Og det gælder særligt lederne. Ledere, der er flittige, holder hvad de lover, holder deadlines og står ved deres fejl - er ansvarlige ledere. De er forbilleder for god adfærd og hvordan man tager ansvar og leverer - og det smitter positivt.
Test:
Gransk din adfærd på arbejdspladsen. Hvornår har du sidst handlet uden ansvar? Måske har du givet en anden skylden for din fejl, overskredet en deadline og ikke levet op til forventningerne, eller kom til at love en kollega noget, som du ikke kunne overholde? Selvom ingen er perfekte - og ingen kan opnå 100 % ansvarlighed til enhver tid - er det stadig vigtigt at stræbe efter at være så ansvarlig, som du kan.
2. Sæt mål for teamet
Som jeg nævnte i afsnittet om hård ansvarlighed, kræver det vedholdenhed at skabe en ansvarlighedskultur i teamet. Medarbejdere vil have svært ved at holde sig selv ansvarlige, hvis de ikke ved, hvilke mål der er for deres arbejde / hvad det er de måles på og skal leve op til - det er her OKR-rammen kommer i spil. For at sætte mål, der tilskynder til ansvarlighed, skal målene være målbare, klare og udfordrende. OKR’er er netop dette – og hvis de skabes af teamet som helhed, så vil alle være med og forstå deres individuelle bidrag samt roller og hvad der forventes på både individuelt og teamniveau.
Test:
Gransk din organisations OKR'er, KPI'er eller andre målesystemer. Tilskynder de til ansvarlighed på både individuelt og teamniveau? Er de tydelige? Hvis du svarer nej til dette, hvilke skridt vil du så tage for at gøre det tydeligere, hvordan I kan holde hinanden ansvarlige i teamet og i organisationen som helhed?
3. Træn feedback
At give feedback er ikke let, men det er en færdighed, der kan trænes. Og det er noget af det vigtigste, du kan gøre som leder - at træne det selv samt tilskynde dit team til at opbygge en kontinuerlig feedback-kultur. Mennesker er vanedyr, og uden feedback vil vi fortsætte med at gøre, hvad vi altid har gjort, også selvom det måske ikke længere tilføjer værdi. Uden feedback kan vi ikke opbygge en ansvarlighedskultur - for uden feedback ved vi ikke, om vi er på rette spor. I stedet for sporadisk at give feedback, er det nødvendigt at skabe en kultur med kontinuerlig feedback, som giver medarbejderne mulighed for at vokse personligt og professionelt samt skaber engagement og stærkere præstationer og forbedrer forretningsresultater.
Test:
Reflekter over jeres feedback-kultur. Undgår I at give regelmæssig feedback af frygt for at fornærme hinanden eller skabe konflikter? Når I giver feedback, hvordan sikrer I så, at de råd der gives, bruges og efterleves bagefter?
4. Gør ansvarlighed til en vane
Det er ikke nok kun at tale om ansvarlighed - som leder skal du implementere handlingsrettede trin for at sikre, at ansvarlighed er vævet ind i strukturen i din organisation. At holde regelmæssige møder hvor I følger op på de ting, I har sat jer for at gøre, er en fantastisk måde at styrke en ansvarlighedskultur. I kan fx benytte jer af gode organisatoriske værktøjer som f.eks Monday.com, Asana, eller Clickup, som alle bidrager til et overblik over “hvem gør hvad hvornår”. .Én-til-én samtaler samt teammøder er også fantastiske muligheder for at opbygge bæredygtige vaner omkring ansvarlighed.
Test:
Tænk over de praktiske måder, hvorpå I holder jer selv ansvarlige. Bruger I organisatoriske værktøjer til at uddelegere opgaver? Deltager I regelmæssigt i en-til-en samtaler og checker ind og taler om, hvem der har gjort og gør hvad (og fejrer det)? Hvis ikke, hvilke skridt kan I tage for at sikre, at dette sker?
5. Hold styr på det I lover
Hvis du beslutter, at du vil give mere feedback til andre, skal du sørge for at tjekke ind ugentligt og spørge dig selv, om du nu også får det gjort. Eller, hvis du har lovet at levere en arbejdstidsplan for et projekt inden en bestemt dato, så sørg for, at fejre det, når det er gjort, eller lære af det, hvis ikke du nåede i mål. Ansvarlighed går begge veje - så som leder skal du fortælle dine medarbejdere, at de betyder noget for dig - og dermed vise, at du er ansvarlig, når det kommer til deres individuelle vækst. Både ledere og medarbejdere kan gøre noget, for at holde styr på, at I gør det, I siger I vil gøre, men ledelsen bør gå forrest. Det er indbegrebet af ansvarlig ledelse.
Test:
Hvilke mekanismer har I for at følge op på, at I gør det, I siger I vil gøre? Hvilke strukturer, mødedagsordener mv understøtter det? Hvis ikke I følger op, hvad er effekten af det? Hvordan kan I sikre, at der følges bedre op fremover?
6. Gør det tydeligt hvem der har ansvar for hvad
En mangel på ansvarlighed er noget, som nogen gør bevidst. Ofte er det et resultat af andre problemer - fx uklare roller og hvem, der har ansvar for hvad. Når der er mangel på klarhed omkring, hvem der er ansvarlig for hvad, gør det det næsten umuligt at holde hinanden ansvarlige. Faktisk viser en Gallup undersøgelse, at kun 50 % af medarbejderne angiver, at de ved, hvad der forventes af dem på arbejdet.
Heldigvis findes der skabeloner til registrering af ansvar såsom fx RACI matrixen, der kan hjælpe med dette problem. Denne skabelon sikrer, at alle involveret i et projekt tildeles en rolle og kan følge med i de ting, der forventes af rollen. Rollerne opdeles i 4 niveauer:
- Responsible: Dem, der er ansvarlige for at udføre opgaven.
- Accountable: Dem, der i sidste ende er ansvarlige for færdiggørelsen af opgaven eller leverancen. Denne person er også ansvarlig for at uddelegere arbejdet til dem, der er ansvarlige for at udføre det.
- Consulted: Disse personer er typisk fageksperter på den aktuelle opgave. De er involveret i en specifik fase af et projekt i en konsulent- eller rådgivnings-kapacitet.
- Informed: Det er de personer, der holdes ajour med fremskridt på hvert trin af projektet. Dette sker normalt i form af envejskommunikation.
Test:
Hvis du ikke allerede har gjort det, så prøv at teste en skabelon for ansvar som f.eks. RACI-matrixen af. Efter at have testet det, reflekter over, hvordan niveauet af ansvarlighed i din organisation blev forbedret.
Konklusion
Jeg håber, du har haft gavn af at læse denne artikel, og at den vil hjælpe dig med at skabe en kultur med ansvar på din arbejdsplads. Husk, at for at skabe en ansvarlighedskultur skal du selv være en rollemodel. Det betyder at du selv leverer med fuld gennemsigtighed, tager ejerskab for dit arbejder, vedstår dit ansvar, hvis du har begået fejl, samt anerkender, støtter og belønner andre, der påtager sig det fulde ansvar for deres arbejde. Husk også at skabe en kontinuerlig feedback-kultur – hvilket uløseligt er forbundet med at skabe en ansvarlighedskultur på arbejdet. At skabe en kultur med ansvarlighed optimerer medarbejdernes engagement og ejerskab, samt øger produktiviteten og motivationen i teamet. God fornøjelse med implementeringen.
