En Performance Improvement Plan (PIP) er et formelt dokument, der er målrettet til at hjælpe en medarbejder med at opfylde specifikke, klare samt velkommunikerede krav, mål og forventninger i forhold til ansættelsen. Målet med en PIP er at adressere kontinuerlige eller tilbagevendende adfærds- og præstationsproblemer, skitsere konkrete og opnåelige tiltag til at kunne nå målene og forsøge at dæmme op for utilpasset adfærd og skabe fornyet ansvarlighed. Selvom mange mennesker ser PIP'en som en slags “prøvetid for den ansatte”, er virkeligheden, at PIP'en i de rigtige situationer kan gavne både medarbejderen og virksomheden. Lad os tage et kig på indholdet i en god PIP, der vil sikre, at medarbejderne rent faktisk bliver hjulpet med det, PIP´en er sat i verden for: At hjælpe medarbejderen med at forbedre sig!
Hvornår er en PIP på sin plads?
''En PIP er relevant og på sin plads, når en medarbejder har brug for konkret hjælp og retningsanvisning til at forbedre sig, og når ledelsen rent faktisk tror på, at dette kan lykkes. Den bør ikke iværksættes og bruges af frustrerede ledere, der ikke kan finde andre måder at starte en opsigelses proces på.'' SHRM
Følgende situationer er eksempler på, hvornår en PIP kan være berettiget:
- Når en typisk højtydende medarbejder over en længere periode har nedsat ydeevne.
- Når en medarbejder over en længere periode har nedsat engagement, tager for meget fri, eller er utilregnelig og upålidelig i opgaveløsningen.
- Når medarbejderen kæmper med kvantificerbare mål: f.eks. at nå salgsmål, KPI'er, OKR'er og andre aftalte mål.
Lad os nu trin for trin gennemgå, hvordan man mest professionelt får lavet og gennemført en god PIP med medarbejderen.
1. Udfyld PIP'en og del den med medarbejderen
Når behovet for en PIP er blevet tydelig, bør lederen lave et udkast til en plan, som HR kan gennemgå og sige god for, inden man går videre med planen. En PIP bør indeholde:
- Oplysninger om medarbejderens nuværende præstation, og hvordan det ønskede præstationsniveau ser ud.
- Specificiteter vedrørende medarbejderens nuværende præstation; herunder hvilke observationer, lederen har gjort sig konkretiseret med tydelige eksempler fra “hvornår, hvad og hvordan”.
- Konkrete og målbare mål for den ønskede adfærd og målopfyldelse, gerne opsat som feks SMARTE mål.
- Vejledning om, hvad ledelsen vil gøre for at hjælpe medarbejderen med at nå målene, såsom at give vejledning, mentoring, træning, eller coaching.
- En tydeliggørelse af konsekvenserne, såfremt planens mål ikke opfyldes (feks. at visse arbejdsopgaver overdrages til andre eller i sidste konsekvens at man opsiges), samt hvilken tidshorisont, der er tale om.
2. Hav regelmæssige, kontinuerlige check-ins
Medarbejdere, der er på en PIP, kan føle sig særligt sårbare og måske isolerede fra deres team og organisationen. Derfor er regelmæssige check-ins særligt vigtige i denne periode. De giver struktur og retning og holder medarbejderen på sporet. Løbende feedback og daglige eller ugentlige check-ins anbefales.
3. Hold øje med følelserne
Ofte ligger der dybereliggende årsager til grund for medarbejderes præstationsproblemer, og nogle af dem kan sandsynligvis tilskrives andre faktorer end arbejdet. Det vil ofte være på sin plads at spørge empatisk ind til medarbejderens hjemlige forhold eller andre personlige problemer eller om der er noget, der bekymrer dem i deres professionelle liv, som du ikke har været opmærksom på. Lederen skal dog have respekt og forståelse for den fine grænse, der er mellem at vise interesse og empati, og en mere snagende udspørgen. Hvis medarbejderen oplever psykiske problemer eller andre ting, der generer dem, som er udover hvad man kan forvente at lederen kan tage sig af, bør man henvise til hjælp andre steder, samtidigt med, at man aftabuiserer det, at man kan tale om ens mentale helbred på arbejdet.
4. Opfang og fejr det, der går bedre og godt
Selvom det er vigtigt at adressere de ting, der gjorde at PIP’en blev sat i værk, kan det at fokusere for meget på de negative aspekter ved medarbejderens præstation faktisk hæmme eller i nogle tilfælde helt hindre reelle fremskridt i medarbejderens præstation og adfærd.
For meget negativ feedback kan føre til en nedadgående spiral af lav selvtillid, moral og tro på egen formåen. For at undgå at dette sker, så husk også at pege på det, der går bedre, samt det, der går godt. Hvilke positive sider og styrker kan du få øje på i medarbejderens præstation? Hvilke områder lykkes vedkommende med, som kunne dyrkes yderligere? Fortæl medarbejderen, hvor du kan se at vedkommende bidrager og har styrker. Ingen ønsker at få at vide, at de er dårlige til deres arbejde, og det at være på en PIP kan meget let føre til, at medarbejderen føler og opfatter, at der ikke er noget, de er gode til, overhovedet. Vær derfor specifik omkring, hvad du er tilfreds med, og hvad der går godt – også!
5. Giv ekstra medarbejderstøtte
En god taktik til at forbedre effektiviteten af din PIP er at yde ekstra støtte - for eksempel i form af mere regelmæssige 1:1’er, hjælp fra kolleger, bedre adgang til ressourcer, træning, mentoring eller coaching.
Noget at årsagen til en ansats dårlig(ere) præstation kan måske forklares med manglende træning eller onboarding. Hvis en medarbejder har været igennem en dårlig onboarding-proces med minimal støtte, kan de kæmpe, når de får opgaver med reelt ansvar. Tænk over, om det kan have været tilfældet i forbindelse med, at du sætter en medarbejder på en PIP og overvej, om medarbejderen ville have gavn af kurser eller coaching, for at kunne tage de nødvendige skridt til forbedring.
6. Læg en plan for fremtiden: Implementering af næste trin
Hvis PIP’en har ført til forbedringer i medarbejderens adfærd og målopfyldelse, bør lederen formelt lukke PIP'en, anerkende medarbejderens succes og fejre, at I nu er kommet tilbage på sporet.
Hvis medarbejderen ikke har været i stand til at forbedre sig som følge af PIP’en, eller hvis præstationerne er blevet forværret, kan PIP’en føre til en eventuel omplacering, ny stillingsbeskrivelse, fratagelse af nogle opgaver eller i sidste ende måske en opsigelse - afhængig af hvad der blev aftalt, de PIP’en blev lavet.
Hvis medarbejderen har vist gode tegn på at kunne forbedre sig, men blot ikke har kunnet nå det indenfor den fastsatte tidslinje, kan det være umagen værd at forlænge planen for at give plads til, at det kan lykkes. Der kan være mange årsager til, at en medarbejder ikke lykkes eller kan præstere godt nok i en given periode af deres ansættelse, og det bør man altid tage højde for, inden man alt for hårdnakket tyr til opsigelser.
I det hele taget bør en PIP altid afsluttes med en konkret anbefaling til “videre frem” - hvad end det gælder fortsat ansættelse, forlængelse af PIP’en, eller afslutning af ansættelsen. Det er at vise respekt for medarbejderen, at man giver nye gode råd med på rejsen, hvad enten medarbejderen fortsat skal være i ens fold eller ej.
Afrunding
Vi håber, at de konkrete trin til at gennemføre en effektiv PIP har bragt inspiration og fif til dit virke. Husk, at den rette balance mellem respekt, venlighed og forståelse - parret med konkrete anvisninger og tiltag til målopfyldelse - kan være en hjælp til at opnå effektive og langvarige resultater for ikke bare medarbejderen, men også det team og den organisation, vedkommende er en del af. Det er aldrig en god idé at lade en dårligt præsterende medarbejder være! Det påvirker moralen i teamet og hjælper ikke medarbejderen hverken på kort eller lang sigt.
Hvis du vil lære mere om dette og lignende emner, så ræk endelig ud til os - vi er her for at hjælpe!
