Frisat og fleksibel.
Det er ord, der henleder opmærksomheden på noget positivt, noget ønsket, noget godt. Hvem vil ikke gerne være frisat og fleksibel, og hvilken organisation vil ikke gerne kunne tilbyde medarbejderne fleksibilitet og frisathed?
Fleksibilitet og frisathed kommer imidlertid med en pris. Det er ikke altid, at det at være fleksibel og frisat skaber lykke, hverken for den enkelte eller for organisationen. Fleksibilitet og frisathed kræver kalibrering op imod andre ting, man så kan gå glip af - fx tilknytning og samhørighed. Så humlen er, hvordan man kan tage det bedste fra begge verdener og sikre fleksibilitet, uden at det går ud over medarbejdernes tilknytning til arbejdspladsen og frisathed uden at det går ud over samhørighedsfølelsen.
Det er det dilemma, mange HR afdelinger står overfor i dag. I denne Guide vil vi folde ud, hvordan I kan komme i gang med at skabe en fleksibel og frisat arbejdsplads. For det er ikke længere et spørgsmål om - men hvordan vi skaber det!
Fleksibilitet og frisathed - hvorfor?
Lad os i første omgang se lidt nærmere på, hvorfor det er en god idé, at I som organisation gør hvad I kan, for at tilbyde medarbejderne fleksibilitet og frisathed.
Først og fremmest står vi overfor det faktum, at der er mangel på arbejdskraft i verden. Der er kort sagt kamp om talenterne! De store årgange er på vej eller allerede gået på pension, og der er altså færre erhvervsaktive til at tage arbejdet på sig. Derfor bliver vores virksomheder nødt til at gøre, hvad de kan for at tiltrække og tilknytte gode medarbejdere. Den fleksible arbejdsplads har netop vist sig at være en god måde at gøre sig attraktiv for en større arbejdsstyrke. Rigtig mange unge medarbejdere efterspørger fleksibilitet i arbejdet, og har mange forventninger til, at der vil (kunne blive) taget individuelle hensyn til deres ønsker og behov, fx. i forhold til arbejdstider, tilrettelæggelsen og udførslen af selve arbejdet.
Derudover har det at tilbyde fleksible arbejdsvilkår vist sig at være en rigtig god idé i forhold til at skabe større motivation, arbejdsglæde og trivsel hos den enkelte, samt en større innovationskraft i forhold til at få løst de forhåndenværende opgaver. Som organisation kan man ikke bare defaulte til at “gøre som man plejer”, men må gentænke processer og procedurer, så de kan passe ind med ikke bare den enkelte medarbejders behov (for fx at gå til yoga kl. 11 om formiddagen), men også med borgernes og virksomhedens behov. Det viser sig, at når man aktivt sætter sig for at løse arbejdsopgaverne på nye måder, kommer der bedre resultater ud af det, ikke bare for medarbejderne, men også for modtageren af organisationens ydelser.
Hvordan - i praksis?
Når først behovet for at indrette din organisation på en måde, der tilgodeser medarbejdernes ønske om mere fleksibilitet og frisathed, og at der kan være god forretningsmæssig effekt af at organisere sig efter det er erkendt, handler det om at komme i gang - men hvordan?
- Gør formål og hegnspæle tydelige. Hvad er ikke til forhandling? Hvad SKAL løses? Hvad må vi ikke gå på kompromis med? Gør dette klart for medarbejderne, både i det store billede, men også helt konkret i forhold til deres arbejdsområde. Gør det også tydeligt, hvor I bidrager og hvorfor jeres organisation, teamet og den enkelte ikke kan undværes.
- Involver medarbejderne. Identificer en arbejdsgruppe, en lille enhed eller en afdeling, der har mod på at forsøge at organisere sig anderledes. Gør det klart, at så længe opgaven løses, må de gerne gøre det på en måde, der tilgodeser hver enkelts behov. Hvordan kunne man fx lægge en vagtplan, der på en og samme tid tilgodeså virksomhedens behov for tilstedeværelse, og medarbejderens behov for fleksible arbejdstider?
- Få lederen med. I virksomheder med en tydelig ledelsesstruktur skal lederen være tæt inde over arbejdet med at organisere sig anderledes. Det handler ikke om, at lederen skal bestemme, men lederen skal være indforstået med at skabe rammerne for, at medarbejderne kan agere autonomt og frisat. Lederen skal være med til at flytte barrierer, der står i vejen for, at teamet kan gøre ting på nye måder. Lederen får ofte en opgave, der kan handle både om at forhandle og forklare overfor andre afdelinger / samarbejdspartnere, hvorfor tingene nu gøres på nye måder - samtidigt med at lederen skal vise tillid og give opbakning og opmuntring i forhold til medarbejdernes nye måder at tage ansvar på.
- Giv jeres KPI’er et eftersyn. Mange organisationer har KPI’er og måltal, der understøtter en mere hierarkisk og siloopdelt organiseringsform. Den frisatte organisation har til formål at bryde hierarkierne ned og erstatte dem med samarbejde på tværs, eksperimenterende / agile arbejdsformer og selvstændigt ejerskab i forhold til kunder og opgaver. Hvis jeres KPI’er ikke tager højde for dette, vil det være umuligt at få den reelle effekt af frisættelsen. Medarbejdere bevæger sig i retning af det, de bliver målt på, så vær opmærksom på, hvad I måler!
- Start småt - eksperimenter - lær - juster. I stedet for at ændre alt på en gang, så lav små eksperimenter. Start med en enkelt afdeling, der eksperimenterer med at lægge vagtplanerne selv, og lær af erfaringerne herfra. Derefter kan I gå videre til den næste afdeling, og tage læringerne med jer. Rom blev ikke bygget på en dag - men skridt for skridt.
- Giv det tid. Konkluder ikke for tidligt. I starten, når man gør ting på nye måder, vil organisationen (eller borgerne) måske ikke være klar til det. Der kan opstå modstand, folk kan blive nervøse og tilbageholdende, og nogle ønsker måske ikke i første omgang denne øgede fleksibilitet og frisathed, men var egentlig glade for de rammer og den tryghed, der fulgte med det gamle. Vær anerkendende overfor dette, men lad det ikke stoppe jer fra at prøve - og se hvad der sker. Vent med at dømme noget ude, før I har eksperimenteret med det nye i mindst tre måneder. Ting tager tid - også når det handler om at omstrukturere til nye, mere frisatte måder at organisere jer på.
- Indtænk samhørighed og tilknytning. Når I bevæger jer ud i at tilbyde mere frisatte og fleksible rammer til medarbejderne, er det en god idé samtidigt at italesætte og insistere på, at det ikke må være på kompromis med samhørigheds- og tilknytningsfølelsen til arbejdspladsen overordnet set. Det er ikke alle, der sætter arbejdet først, så for nogle er fleksibiliteten det, der trumfer alt andet. Men I har som HR et ansvar for, at tale formålet med virksomheden og jeres gode bidrag op overfor medarbejderne. Hvorfor er jeres arbejdsplads en væsentlig brik i det store billede? Hvad bidrager I med til samfundet og måske endda til kloden? Dette, samt det at have øje for sine kollegaer, er noget af det, der kan bidrage til, at den enkelte medarbejder ikke bare får gevinsten af frigjortheden og fleksibiliteten, men også gevinsten af sammenhold, arbejdsglæde og konstruktive meningsudvekslinger med kollegaerne.
Vi håber ovenstående 7 gode råd til at komme i gang med at frisætte jeres organisation har inspireret jer til at kaste dig ud i det eksperiment det er, at omstille arbejdspladsen til det nye. Som sagt er det ikke længere et spørgsmål om - men hvornår. Held og lykke på rejsen!
